NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THIẾT KẾ THƯ MỜI THIỆP MỜI GALA DINNER

Tổ chức lễ kỷ niệm là ngày đánh dấu mốc của một dịp đặc biệt nào đấy đối với mỗi người. Có thể là ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm thành lập công ty,... Để luôn nhắc nhở những ngày trọng đại này, mọi người thường hay tổ chức những buổi lễ kỷ niệm. Một trong những yếu tố cũng không kém phần quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của lễ kỷ niệm đó chính là giấy mời

1. Đặc điểm thư mời thiệp mời Gala Dinner

1.1) Mang màu sắc doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều luôn có một màu sắc của riêng mình. Đó chính là màu sắc mà họ sử dụng cho logo của công ty. Vì vậy, thông thường khi thiết kế mẫu giấy mời dự lễ kỷ niệm, các doanh nghiệp thường có xu hướng sáng tạo dựa trên logo, màu sắc chủ đạo thương hiệu của họ. Điều này sẽ giúp cho khách mời hiểu hơn về chủ đề của bữa tiệc, cũng như có cái nhìn rõ hơn về thương hiệu cũng như là logo của doanh nghiệp, đồng thời còn mang lại sự độc đáo, riêng biệt, tạo được dấu ấn về bữa tiệc trong lòng các vị khách.

1.2) Thiết kế theo phong cách sang trọng

Nếu quý vị đang tìm kiếm một sự sáng tạo hơn nữa thì phong cách sang trọng rất phù hợp với bữa tiệc kỷ niệm của công ty. Thông thường, những buổi lễ kỷ niệm sẽ được tổ chức với quy mô lớn. Vì vậy, một mẫu giấy mời dự lễ kỷ niệm sang trọng sẽ rất phù hợp với chủ đề của bữa tiệc. Sự sang trọng của thiệp mời sẽ tạo cho khách mời cảm giác trang nhã và tinh tế khi nhận được.

2. Quy trình thiết kế thư mời thiệp mời Gala Dinner

2.1) Lên danh sách khách hàng và phân chia list khách hàng

Gala Dinner được xem là một sự kiện lớn nhất hàng năm của mỗi doanh nghiệp (có thể là dịp tri ân khách hàng) nên các thành phần khách mời tham dự bao giờ cũng phải có sự góp mặt của:
  • Đại diện ban giám đốc
  • Toàn thể nhân viên các phòng ban
  • Các đối tác của doanh nghiệp
  • Khách hàng thân thiết của doanh nghiệp
Chính vì vậy, ban tổ chức cần lên danh sách tổng hợp các vị khách mời tham dự sự kiện trước khi lên kế hoạch và kịch bản cho chương trình Gala Dinner. Sau đó, ban tổ chức có thể phân chia số lượng khách ra thành list khách VIP và khách thường để có những ý tưởng thiết kế thư mời tham dự sự kiện Gala Dinner sao cho phù hợp.
 

2.2) Lựa chọn hình thức gửi thư mời thiệp mời

Để đảm bảo tính trang trọng và lịch sự của chương trình Gala Dinner thì hầu hết mọi người đều ưu tiên phương thức gửi thư mời tận tay các vị khách mời. Nhưng sẽ có những phát sinh tình huống như khách hàng hoặc đối tác ở xa, đang đi công tác nước ngoài không thể trao thư mời tận tay được và tránh để khách mời hiểu lầm về lời mời thiếu sự trang trọng, ban tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức thư gửi khác sao cho thuận tiện như:
  • Gửi email
  • Gửi tin nhắn SMS
  • Gọi điện trực tiếp

2.3) Nội dung trong thư mời thiệp mời Gala Dinner

Đặc biệt, nội dung thư mời Gala Dinner cũng cần phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
  • Thời gian tổ chức sự kiện
  • Địa điểm tổ chức
  • Lý do và chủ đề tổ chức sự kiện
  • Các tiết mục chính diễn ra
Về hình thức của thư mời sẽ tùy thuộc vào chủ đề và tiêu chí của chương trình đưa ra mà bộ phận thiết kế thư mời có thể thảo luận và đưa ra ý kiến cho phù hợp. Cần chú ý đến việc sử dụng ngôn ngữ sao cho đảm bảo sự trong sáng, lịch sự và đầy thiện chí đối với người nhận thư. Ngoài ra, thiết kế thư mời cũng đừng quên khâu liên hệ xác nhận với đối tác hoặc khách hàng để chắc chắn họ có thể sắp xếp được thời gian tham dự sự kiện.