LÀM THẾ NÀO LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN THỂ THAO?

Khi làm việc trong ngành tổ chức sự kiện, bạn sẽ có rất nhiều thử thách và trải nghiệm với những điều mới mẻ với nhiều sự kiện đa dạng. Đặc biệt đối với tổ chức sự kiện hoạt động thể thao, có thể không phải là lần đầu tiên bạn được tổ chức một dạng sự kiện như thế này nhưng chắc hẳn bạn sẽ cần hiểu rõ một vài điều trước khi lập kế hoạch. Mục tiêu của chúng tôi chính là chắc chắn rằng bạn không còn cảm giác không hài lòng khi sự kiện kết thúc vì công việc này đòi hỏi rất nhiều sự chuẩn bị trước đó. Dưới đây là danh sách những yếu tố cần kiểm tra trước sự kiện để đảm bảo dự án thành công.

Kiểm tra các thể lệ, quy định 

Nhiều ủy quyền và tuân thủ một số quy định được yêu cầu cho một sự kiện thể thao. Đây là lý do tại sao một trong những nhiệm vụ đầu tiên của bạn là lấy thông tin từ các tổ chức pháp lý như tòa thị chính hoặc quận của thành phố nơi bạn tổ chức sự kiện của mình. Tất nhiên, sự kiện thể thao phải được tuyên bố. Nhưng bạn cũng phải nhận thức được tất cả các thỏa thuận bạn sẽ cần để đảm bảo rằng dự án của bạn chạy trơn tru. Xin lưu ý rằng đôi khi một số ủy quyền có thể mất một chút thời gian để có được, vì vậy hãy lấy chúng trước để đảm bảo bạn có thứ tự vào ngày diễn ra sự kiện. Ví dụ: nếu sự kiện của bạn bao gồm phần thưởng, dù về bản chất hay tiền mặt, vượt quá giá trị do Bộ Thể thao thiết lập, bạn phải tuyên bố sự kiện của mình với liên đoàn thể thao cho môn học được đề cập.

Thỏa thuận rõ ràng với công ty bảo hiểm

Một điểm rất quan trọng khác khi tổ chức sự kiện thể thao là bảo hiểm. Tai nạn và thương tích cho người tham gia có nhiều khả năng xảy ra trong một sự kiện như vậy. Hãy dành thời gian để tham khảo ý kiến công ty bảo hiểm và kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng để tránh các rủi ro liên quan đến sự kiện của bạn. Xin lưu ý rằng nếu tai nạn xảy ra, bạn có thể phải chịu trách nhiệm và hậu quả có thể là thảm họa (và gây tốn kém) đến công ty của bạn. Lưu ý rằng, bạn cần phải chi trả bảo hiểm cho tất cả những người sẽ tham gia vào sự kiện thể thao bao gồm tình nguyện viên, hướng dẫn viên thể thao, đội an ninh phòng... Điều cuối cùng chính là đừng quên yêu cầu tất cả khách hàng ký giấy chứng nhận trách nhiệm dân sự trước khi sự kiện bắt đầu vì đây là giấy mà công ty bảo hiểm của bạn sẽ yêu cầu.

Xây dựng đội ngũ hiệu suất cao

Đối với tất cả các loại sự kiện, điều quan trọng là được kiểm soát tốt và chặt chẽ. Bạn cần phân bổ và phân công nhiệm vụ rõ ràng đối với những người bạn tin tưởng và phù hợp với khả năng làm việc của mỗi người. Vì mỗi thế mạnh riêng biệt của họ có thể giúp bạn quản lý, kiểm soát sự kiện đến cuối cùng và đảm bảo diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, bạn nên sử dụng dịch vụ như một đội ngũ y tế tại chỗ để chữa lành mọi vết thương tiềm ẩn có thể xảy ra. Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên mang theo một vài chuyên gia, chẳng hạn như các nhà trị liệu xoa bóp hoặc nắn xương và điều này sẽ giúp công ty bạn được đánh giá cao trong mắt những người tham gia.

Dụng cụ kỹ thuật chất lượng

Thông thường, khi chúng ta nói về các thiết bị kỹ thuật hay dụng cụ hỗ trợ âm thanh cần thiết vào ngày tổ chức sự kiện, chúng ta thường cần có một máy quay video và micro. Bạn chắc chắn sẽ cần loại thiết bị này vào ngày diễn ra sự kiện thể thao của bạn nhưng nó là một loại thiết bị khác mà chúng ta đang đề cập đến ngày hôm nay.

Ngoài ra, khi tổ chức một sự kiện thể thao cần phải có một số thiết bị chuyên dụng. Đây có thể là bất cứ thứ gì, từ bóng đá đến bàn bóng bàn đến lưới bóng chuyền: tất cả đều phụ thuộc vào kế hoạch mà bạn đã chuẩn bị cho sự kiện này. Và không phải ai cũng có loại thiết bị này trong kho của họ! Mặt khác, bằng cách thiết lập quan hệ đối tác với các cửa hàng dụng cụ thể thao, bạn và họ đều sẽ thuận lợi về mặt cung cấp các dụng cụ thể thao đúng thời hạn và tạo nên sự uy tín và tin tưởng lẫn nhau, mang lại giá trị tối đa về mặt thương hiệu của đôi bên.

Không những thế, bạn cũng có thể liên hệ với các hiệp hội thể thao. Thông thường, họ có một số lượng lớn thiết bị chuyên nghiệp mà họ sẵn sàng cung cấp. Lợi thế nhân đôi? Thành viên của các hiệp hội thể thao thường là ứng cử viên tốt cho các sự kiện thể thao, cả với tư cách là người tham gia và khán giả. Đừng quên rằng tất cả các thiết bị thể thao bạn cung cấp cho người tham gia cần phải được giữ gìn và phải tuân thủ các quy định của nhà cung cấp.

Biết cách giao tiếp

Khi tổ chức sự kiện thể thao, ta cần chú ý xem trọng trong việc giao tiếp. Để thu hút người tham gia, tất nhiên, nhưng cũng là một khán giả. Một sự kiện thể thao không thể thành công nếu không có bầu không khí đi kèm, vì vậy bạn phải dành thời gian để tuyển dụng 2 loại khán giả. Đó là lý do tại sao bạn cần liên lạc xung quanh vị trí tổ chức sự kiện của bạn. Để đạt được điều này, bạn có thể liên hệ với báo chí địa phương, nhưng cũng có thể phát tờ rơi trong các doanh nghiệp địa phương.

Bạn cũng nên thử cố gắng thiết lập quan hệ đối tác với các cửa hàng thể thao. Tất nhiên, ưu tiên cho các nhà tài trợ mà bạn đã có quan hệ đối tác (ví dụ như thiết bị). Nhưng đừng ngần ngại để thấy rộng hơn một chút cho việc quảng bá sự kiện của bạn bằng cách liên hệ với các loại cửa hàng khác.