CÁC BƯỚC TỔ CHỨC 1 LỄ KỶ NIỆM CƠ BẢN NHẤT

Kế hoạch vạch ra hẳn sẽ khiến việc thực hiện trở nên dễ dàng và quy củ hơn bao giờ hết. Vậy nên để Tổ chức Lễ Kỷ Niệm được trơn tru thì nhà tổ chức cần hoạch định các bước tổ chức lễ kỷ niệm thật chi tiết mạch lạc như chiếc xương sống cho toàn bộ chương trình vậy.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Các bước tổ chức lễ kỷ niệm đầu tiên này sẽ dựa trên các yếu tố chủ chốt như số lượng khách mời; ý tưởng tổ chức, yêu cầu của nhà tổ chức, nội dung thư mời tham dự sự kiện… Từ đó, có thể khoanh vùng như địa điểm phù hợp trong nhà; ngoài trời, lớn nhỏ khác nhau và bắt đầu liên hệ. Để có thể giữ chỗ cho mình theo đúng thời gian mong muốn; công ty phải đặt cọc trước từ một tháng trở lên, đặc biệt tại những nơi nổi tiếng, khách sạn hạng sang. Việc liên hệ đặt trước cũng giúp công ty chủ động hơn khi có sự thay đổi ví dụ như hoãn, hủy chương trình.

2. Chọn thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thường đã được xác định từ trước rất lâu theo đúng ngày thành lập doanh nghiệp hoặc vào một ngày đẹp lân cận đấy. Để chọn lựa được thời gian tổ chức, nhiều công ty phải xem và chọn ngày để phù hợp với khách mời tham dự. Thường thì nên chọn ngày vào sáng chiều thứ bảy hoặc tối thứ sáu - thời điểm này không ảnh hưởng đến công việc của khách mời và công ty mà lại không ảnh hưởng đến thời gian nghỉ ngơi thư giãn của mọi người.

3. Lên kịch bản

Nếu không có kích bản hay kịch bản sơ sài, mọi hoạt động của buổi lễ sẽ không có sự giám sát và liền mạch, gây ra sự hỗn loạn, thiếu chuyên nghiệp. Kịch bản sau khi hoàn thành nên có sự kiểm duyệt của người quản lý và thông qua bởi ban lãnh đạo công ty để vừa thống nhất lại vừa phù hợp với mục đích tổ chức lễ kỷ niệm.



4. Chuẩn bị ekip tổ chức

Khi các bước tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm được thực hiện bởi ekip chuyên nghiệp thì mọi thứ sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều và tiết kiệm chi phí. Ngược lại, nếu không có ekip trong tổ chức sự kiện nên sẽ không hoạch định đủ yêu cầu với một sự kiện, phải chỉnh sửa nhiều khi lên kịch bản, xác định thời gian cũng như thiếu hụt về mảng nhân sự tổ chức. 

5. Duyệt chương trình và tiến hành

Sau khi hoàn tất cả các bước trên, cuối cùng sẽ là phần tổng duyệt và đây là cơ hội để người quản lý chương trình có thể xem xét lại toàn bộ các hạng mục; tiết mục tổ chức đã đạt tiêu chuẩn chưa, có gặp trục trặc gì hay không... Cuối cùng khi đến thời điểm sẽ cho tiến hành buổi lễ.